Membuat TOR (Term Of Reference) Atau Kerangka Acuan Kerja (KAK)

Term Of Reference atau disingkat TOR dalam pengertian Bahasa Indonesia disebut dengan Kerangka Acuan Kerja atau disingkat KAK. TOR/KAK adalah dokumen yang berisi tentang gambaran umum suatu kegiatan. Memuat gambaran umum (latar belakang) suatu kegiatan, strategi capaian (tujuan), penerima manfaat (peserta), waktu kegiatan dan biaya yang diperlukan.

Secara lebih luas TOR/KAK berfungsi untuk menginformasikan suatu kegiatan kepada pihak-pihak yang dilibatkan dalam kegiatan tersebut. Informasi ini setidaknya memenuhi kaidah penulisan yang berisi elemen What, Why, Who, When, Where, How, How Much.

Secara lebih detail, elemen tersebut akan saya bahas di bawah ini:

Uraian mengenai apa (WHAT) p.engertian dan apa keluaran/output yang akan dicapai dari kegiatan yang dilaksanakan
Why. Mengapa kegiatan dilaksanakan & apa hubungannya dengan program yang hendak dicapai;
Who. Siapa yang bertanggung jawab melaksanakan pencapaian output;
When. kapan kegiatan itu dilakukan (kapan dimulai dan kapan selesai), berapa lama;
Where. Dimana kegiatan dilsaksanakan;
How. Bagaimana kegiatan dilaksanakan;
How Much. Berapa biaya yang dibutuhkan.

Ada beberapa macam TOR/KAK yang bisa dibuat, seperti TOR Kegiatan (Workshop, Sosialisasi, Diseminasi, Seminar, Penelitian, dll), TOR Pengadaan Barang, TOR Pembangunan Gedung/Konstruksi.

FORMAT TOR/KAK

Halaman Depan

Halaman Pengesahan

A. Judul Kegiatan

Buatlah judul yang mudah dipahami oleh semua pihak. Judul mengacu pada nama/tema kegiatan yang akan dilakukan.

B. Latar Belakang

Latar belakang berisi pandangan umum terkait alasan yang menjadi dasar kegiatan yang akan dilakukan. Dapat berupa gambaran kondisi saat ini, berupa masalah yang terjadi. Latar belakang biasanya berisi logika kuat yang mengandung alasan sehingga dapat mempengaruhi untuk membuat kegiatan/acara.

C. Rasional

Kemukakan alasan utama mengapa judul atau program
tersebut penting untuk diusulkan. Rasional tentunya relevan dengan alur pikir di latar belakang

D. Tujuan

Rumusan Tujuan bersifat spesifik, dan terukur. Tujuan berkaitan erat dengan indikator kinerja yang

ditargetkan.

E. Mekanisme & Desain

Uraikan secara rinci tahapan-tahap kegiatan

Jelaskan siapa saja yang terlibat
Jelaskan berapa volume atau jumlah peserta, jumlah pemateri, dst.
Jelaskan kapan dan berapa dilaksanakan dan dimana tempatnya
Mekanisme dan disain berkaitan erat dengan justifikasi ketercapaian tujuan
Mekanisme dan disain berkaitan erat dengan justifikasi
rasionalitas usulan anggaran

F. Sumberdaya yang Dibutuhkan

Jelaskan berapa jumlah kebutuhan dana keseluruhan dan rekapitulasi tiap cost componentnya. Rekap sumberdaya disajikan dalam bentuk tabel tiap tahap atau sub kegiatan, berdasarkan cost component

G. Indikator Kinerja

Indikator kinerja dikembangkan berdasarkan based activity yang dapat diukur capaiannya, bukan berdasarkan investasi. Dengan demikian hindari indikator seperti: jumlah computer yang dibeli, jumlah buku baru hasil pengadaan, dan seterusnya.

H. Jadwal kegiatan

Sajikan dalam bentuk bar chart atau susunan tabel disertai penunjukkan waktu pelaksanaan tiap sub kegiatan. Contoh:

I. Keberlanjutan Program

Uraikan apa keberlanjutan program yang akan dilaksanakan untuk tahun berikutnya sebagai
bentuk kontinyuitas program yang sudah dilaksanakan, walaupun tanpa harus bergantung
pada sumberdana yang sama. Bab ini tidak terlalu mengikat (optional), artinya kalau tidak dicantumkan juga tidak apa-apa

J. Person in Charge

Siapa saja orang yang dilibatkan, biasanya mengacu pada orang-orang yang akan dihadirkan. Dalam istilah lain disebut sebagai keynote speaker. Bab ini bersifat optional. Tidak dicantumkan juga tidak masalah.

Seperti yang telah dijelaskan di atas, TOR ada banyak macamnya. Setiap TOR bisa saja berbeda kecuali memang sudah diatur dalam peraturan, misalnya TOR yang biasa dibuat oleh pemerintah, itu mengacu pada aturan yang telah diberlakukan kepada masing-masing instansi.

Yang tidak boleh ditiadakan dalam TOR adalah latar belakang, tujuan, output yang diharapkan, waktu dan tempat, orang yang dilibatkan (peserta).

Sekian terimakasih, jika dalam tulisan saya masih ada yang salah, mohon dikoreksi. Oh ya, materi ini saya ambil dari berbagai sumber, dengan sedikit mengubah untuk disesuaikan dengan yang biasa saya buat.

Viomagz